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养成核对清单工作提升工作效率避免返工养成当日事当日毕的习惯

  在同样的岗位上,不同职员的工作表现和取得的成绩并不一样,很多人将之归结于能力,其实对大多数人来说,能力都是差不多的,真正决定人与人之间差距的往往是工作习惯。其中,做好文件的核对与备份就是一项看似简单却十分重要的工作习惯。

  (1)工作核对

  在工作中,我们不可避免会犯一些错误。犯错并不可怕,可怕的是一直犯同样的错误,而且还没有意识去预防错误的发生。这个问题最好的解决方式,就是做好检查清单。在开始每一项重要工作时,都要准备一个检查清单,针对项目中的每一个具体流程和环节,制定相应的验收标准,特别是要把其中重要的、容易忽略的细节记录在笔记本上或者笔记软件里的检查清单上。在执行时,把它调出来,一项一项地核对,确认无误了,工作才算正式完成。这个检查清单还可以常常优化,比如,我们可以把上级的指示、曾经犯过的错误或者从其他渠道获取的关键信息都写进去,如果工作内容发生了变化,那么这个检查清单也要相应地进行调整。总之,检查清单做得越详细越好,执行时严格确认每一条,任务的完成就不容易出问题。

  (2)文件的备份

  我们常用电脑处理文件,将文件保存在电脑里看似很安全,但是如果遇到软件运行故障,误操作或者计算机出现病毒,里面的重要文件很可能会遭到破坏和丢失。

  想象一下,哪天电脑硬盘突然坏了,那我们辛辛苦苦创建的文件还能幸存下来吗?如果文件无法找回,那将会对我们的工作造成多大的麻烦!所以,除了尽量减少误操作,增加电脑的安全性外,做好文件的备份工作同样重要。每天工作结束后,别着急下班,先把文件备份一下。可以将文件复制一份保存在另外一个电脑磁盘里或者工作U盘里。如果文件比较大,还可以准备一个移动硬盘或者干脆刻录进光盘中。如果用网方便,还可以将文件保存在云盘里,百度网盘、360云盘、天冀云盘、新浪微盘等都是不错的选择。

  总之,在平时的工作中,注意随时备份文件,这样就不怕因重要文件丢失而影响工作了。


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